Bezahlsystem PayPal: Buchhalterische Vorkehrungen treffen

Der Online-Zahlungsservice „PayPal“ ist weit verbreitet. Er wird inzwischen von mehr als 40.000 Online-Shops zusätzlich als Zahlungsmethode für Kunden eingesetzt. Eine Einführung sollte buchhalterisch gut durchdacht werden, sonst könnte es Probleme mit dem Betriebsprüfer geben.

 

Die Auswahlmöglichkeiten von Zahlungsmethoden in Online-Shops haben laut PayPal einen großen Einfluss auf das Kaufverhalten. Unternehmer könnten nach der Einführung von PayPal mit einer Umsatzsteigerung von 15 Prozent rechnen, heißt es in der Studie IZH5 des E-Commerce-Center Handel. Der Hauptgrund: Viele Kunden brechen den Kauf ab, wenn sie bei der Bezahlung nicht die favorisierte Zahlungsmethode auswählen können.

Der Online-Zahlungsservice schafft Abhilfe und steht auf der Beliebtheitsskala neben ClickandBuy, Payclick, Amazon Payments und anderen Bezahlsystemen hoch im Kurs. Wer PayPal in seinen Online-Shop integriert, kann seinen Kunden alle relevanten Zahlungsmethoden von Lastschrift über Kreditkarte bis zur Überweisung offerieren. Damit wirbt auch PayPal.

Vorsicht: Die Einführung von PayPal erfordert buchhalterische Vorkehrungen. Andernfalls holen Sie sich spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung ein blaues Auge.

Nachteile von Online-Bezahlsystemen

Bei Online-Bezahlsystemen wie PayPal oder ClickandBuy verfügen Unternehmen als Anbieter dieser Zahlungsart über ein Online-Konto. Das bedeutet, dass die Auszüge mit den Ein- und Ausgängen ebenfalls nur elektronisch im Online-Konto aufgerufen und heruntergeladen werden können. Wie auch bei elektronischen Rechnungen und Bankauszügen erkennt das Finanzamt solche für die Buchhaltung wichtigen Belege in elektronischer oder ausgedruckter Form nicht an. Die Begründung ist einfach: In den Augen des Fiskus sind diese Dokumente einem potenziellen Betrug ausgesetzt, weil sie nachträglich veränderbar sind (Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen gefährdet und Rückwirkende Berichtigung von Rechnungen). Das bedeutet, dass beispielsweise die PayPal-Kontoauszüge in Papierform vorliegen müssen. Doch genau das ist bei PayPal nicht möglich. PayPal schickt seinen Kunden die Auszüge nicht per Post zu.

Fallen eines Tages Unregelmäßigkeiten in der Betriebsprüfung auf, kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchhaltung als nicht ordnungsgemäß einstufen und den Unternehmensgewinn schätzen lassen. Dass dieser in den meisten Fällen höher ausfällt als der tatsächliche Gewinn, steht außer Frage.

Tipp: Wer dennoch den PayPal-Zahlungsservice nutzen möchte, sollte vorsichtshalber zu jedem Zahlungseingang und -ausgang zusätzliche Dokumente, wie Kopien von Bestellungen und Lieferscheinen, aufbewahren. Dies schützt zwar vor Strafe nicht, erleichtert jedoch den Nachweis von Geschäftsvorfällen und kann Betriebsprüfer milde stimmen.

Vorteile von PayPal

PayPal gilt als sichere Zahlungsmethode für beide Seiten. Der Käufer ist froh, dass er seine Bankdaten keinen zusätzlichen Gefahren von Internet-Betrügereien aussetzen muss und der PayPal-Anbieter profitiert vom PayPal-Verkäuferschutz bei Zahlungsausfällen verbunden mit Rückbuchungen des Kunden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Anbieter die für Kreditkartenzahlungen vorgeschriebene aufwändige PCI-Zertifizierung ihrer eigenen Systeme sparen. Den kompletten Datenaustausch mit den Kreditkarteninstituten übernimmt PayPal und erfüllt dabei die PCI DSS Sicherheitsvorschriften (Payment Card Industry Data Security Standard). So können PayPal-Anbieter dem Käufer eine breite Palette an Zahlungsmethoden anbieten.

Über PayPal

Das Unternehmen PayPal Inc. wurde vor über 20 Jahren in Kalifornien gegründet und und ist seit 2004 im deutschen Markt vertreten.

Und so funktioniert es:

Der Kunde registriert sich kostenlos bei PayPal und hinterlegt dort seine verschiedenen Kontodaten, die später bei Bedarf noch verifiziert werden können. Die Ware kann der Kunde schließlich in Online-Shops, die PayPal als Zahlungsmethode anbieten, bequem, schnell, wunschgemäß und ohne zusätzliche Kosten bezahlen.

Der Anbieter hingegen kann sich ebenfalls kostenlos und ohne monatliche Grundgebühr oder Einrichtungsgebühr registrieren. Anschließend muss er zwischen drei verschiedenen, kostenfreien PayPal-Modellen wählen und das PayPal-Logo in seinem Online-Shop integrieren. Das funktioniert schnell und unkompliziert. Kosten fallen für den Anbieter erst an, wenn ein Kunde PayPal als Zahlungsmethode in seinem Online-Shop nutzt. Dabei richtet sich die PayPal-Gebühr nach dem Umsatzvolumen des Vormonats und beträgt EU-weit maximal 1,9 Prozent des Zahlungsbetrags zuzüglich 0,35 Euro. Vorzugskonditionen gibt es bereits ab einem PayPal-Monatsumsatz von 5.000 Euro.