Bekommen Sie auch elektronische Rechnungen? “Nur” von Ihrem Telefonanbieter, oder auch schon von anderen Lieferanten? Damit es keine Probleme beim Vorsteuerabzug und bei der Anerkennung der Kosten als Betriebsausgaben gibt, sollten Sie einige Punkte beachten.

Viele – vor allem größere Unternehmen – senken mittlerweile ihre Kosten, indem sie ihre Rechnungen nicht mehr ausdrucken, kuvertieren, frankieren und versenden. Stattdessen versenden sie ihre Rechnungen per E-Mail oder stellen sie im Internet zum Download bereit.

Für den Unternehmerkunden dagegen entstehen aus dieser Sparmaßnahme zunächst vor allem neue Probleme. Es muss geprüft werden, ob die elektronische Rechnung mit der erforderlichen qualifizierten Signatur versehen ist, ob die Signatur zum Zeitpunkt der Verwendung gültig war und ob der Inhalt der Rechnung unverändert ist. Die Rechnung muss dann – unverändert – zusammen mit der Signatur und dem Prüfungsergebnis in einem elektronischen Archiv abgespeichert werden. Für die gesamte Aufbewahrungsfrist muss diese elektronische Rechnung dann verfügbar, lesbar und unveränderbar sein. Keine leichte Aufgabe.

Zunächst: Wer als Unternehmer keine elektronischen Rechnungen akzeptieren will, braucht dies auch nicht zu tun!

Das Umsatzsteuergesetz schreibt nämlich vor, dass Rechnungen nur mit Zustimmung des Empfängers auch elektronisch übermittelt werden dürfen. Diese Zustimmung muss allerdings nicht ausdrücklich erteilt werden; auch Duldung kann Ihnen als Zustimmung ausgelegt werden.

Für den Vorsteuerabzug muss immer eine Rechnung vorliegen, die alle notwendigen Bestandteile enthält. Diese Regel gilt natürlich auch für elektronische Rechnungen. Die zusätzlich erforderliche qualifizierte Signatur muss der Versender mit der Rechnung übertragen (entweder als gesonderte Datei, oder im Dokument eingebunden) und der Empfänger prüfen. Hierfür kann entweder ein geeignetes Programm, oder ein externer Anbieter im Internet genutzt werden (z.B. www.signature-check.de). Vielfach bieten auch die Rechnungsversender direkt aus ihrem Internetangebot einen Link zu einem solchen Anbieter an.

Bisher sind die Finanzämter bei der Überprüfung der elektronischen Rechnungen häufig noch nachsichtig; ein Ausdruck des PDF im Buchhaltungsordner wird möglicherweise nicht immer erkannt oder auch nicht aufgegriffen. Verlassen sollten Sie sich darauf aber auf keinen Fall. Gerade wenn für größere Anschaffungen lediglich eine elektronische Rechnung vorliegt, oder auch über den gesamten Prüfungszeitraum einer Betriebsprüfung eine Vielzahl von Rechnungen nicht den Anforderungen entspricht, oder nicht mehr elektronisch vorhanden ist, kann die Streichung des jeweiligen Vorsteuerabzugs besonders schmerzhaft sein.

Übrigens – auch Rechnungen die über ein Computer-Fax versendet oder empfangen werden, gelten als elektronische Rechnungen. Das Problem hierbei ist, die technische Ausstattung des Versenders zu (er-)kennen.

- vor blättern -