Wie sie bei getrennten Rechnungen für Hotel und Frühstück vorgehen

Ein Angestellter bringt von seiner Dienstreise zwei Rechnungen mit, eine für die Übernachtung und eine für das Frühstück. In der Praxis stellen sich oft Fragen, wie das Frühstück behandelt wird, was mit der Vorsteuer geschieht und ob der Sachbezugswert bei Erstattung angerechnet wird.

 

Die Verwirrung ist mit der neuen Regelung entstanden, dass seit 2010 der ermäßigte Mehrwertsteuersatz von 7 % auf Übernachtungen anfällt. Durch die unterschiedlichen Steuersätze für Übernachtung und Frühstück ist es für Reisekostenabrechner nicht einfacher geworden. Entscheidend ist, wie die Hotelrechnung aussieht. Die Frühstückskosten betragen 39 EUR.

a) Wird das Frühstück in der Hotelrechnung getrennt mit 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen, kann der Unternehmer die Vorsteuer, die auf das Frühstück entfällt, als Vorsteuer geltend machen. Verpflegungskosten sind aber nur in Höhe der Verpflegungspauschale (6, 12 oder 24 EUR) abziehbar. Konsequenz ist, dass die tatsächlichen Kosten für das Frühstück als nicht abziehbare Betriebsausgaben (oder Privatentnahme) zu buchen sind.

b) Wird der Anteil der Leistungen, die mit 19 % versteuert wird, in der Hotelrechnung als Business-/oder Servicepauschale ausgewiesen, können Sie das Frühstück mit (24 EUR x 20 %=) 4,80 EUR herausrechnen (zu buchen als nicht abziehbare Betriebsausgabe oder Privatentnahme). Den Rest (39 EUR – 4,80 EUR=) 34,20 EUR buchen Sie als Reisenebenkosten. Wichtig ist also der Ausweis als Business-/oder Servicepauschale. Werden die 39 EUR als Frühstück ausgewiesen, ist nur die Lösung unter a) möglich.